日本博士申请

国内研三专业学位硕士，毕业准备去日本冈大读博 ，想联系的那个日本教授十月来参加我们医院承办的外科大会了和我们科主任（我导师的导师）也单独共进了晚班， 有个学姐也做为他的交换生现在回国保的博士。前几天自己给那个教授发邮件表达自己想去成为他的博士，来回几封后他要了我的CV ，然后回了封邮件告诉我符合他们大学2018年3月份的申请条件 ，给了我发了一个冈大的入学指南，并告诉我三月份他们医院有个教授要开我们学校面试交换生项目，让我和那个教授见下。我回复他说自己正在阅读那个入学指南，也愿意三月份与那个来我们学校的教授见面，然后就没有回复我了。现在是那个指南里面问题很多， 包括入学考试还有日本政府奖学金问题等等 我是现在发邮件问问他好，还是等三月面试完事的？然后手里还有封我们科主任的介绍信，什么时间发给他比较好（让导师找的主主任，主任意思随时可以发）求大神解答，第一次申请的小白！